Agent technique en charge de l’organisation des réceptions officielles (h/f) Cat C - Centre municipal - Orléans Métropole

Description de l'offre

Direction :

Rattaché(e) au responsable du service Protocole et Mémoire de la Direction des Relations Publiques, l’agent assurera l’organisation et le suivi des réceptions et réunions officielles de la Mairie d’Orléans et d’Orléans Métropole.

Activités :

Mettre en œuvre l’organisation logistique des réceptions et réunions officielles (75%) :

- Préparation des réceptions et des réunions officielles :

- Planification et suivi des besoins matériels et humains en fonction des volumes attendus en lien avec les assistants du protocole (gestion du planning transversal, réalisation de fiches de demandes de prestations internes, recrutement de vacataires parmi un vivier régulièrement renouvelé, recherche de prestataires extérieurs si nécessaire, achat des denrées directement chez les fournisseurs pour certaines prestations, etc.)

- Étude en lien avec les partenaires internes et externes des implantations des lieux de réunions et de réceptions officielles, si nécessaire

- Optimisation des coûts des réceptions en lien avec les assistants du protocole (prospection auprès de divers fournisseurs, réalisation de devis et mise en concurrence)

- Organisation, mise en place et conduite des réceptions et réunions officielles :

- Animation et encadrement des équipes de vacataires pour chaque prestation (mettre en contexte, répartir les tâches et former le cas échéant)

- Mise en place du matériel (tables, nappages…) et dressage des buffets (décoration, verrerie, couverts, boissons, buffets chauds ou froids)

- Service aux convives : service au buffet et service au plateau

- Le cas échéant, installation et préparation pour présentation des denrées alimentaires (hors traiteur)

- Assurer le réassort des plats et boissons durant les réceptions

- Rangement des buffets et nettoyage du matériel et des locaux le cas échéant

- Etablir pour chaque prestation une fiche récapitulative des quantités, coûts des denrées et humains et des éléments de traçabilité des produits alimentaires afin d’alimenter les tableaux de bords.

- Appui aux services pour les réunions et réceptions officielles sans service :

- Assurer les livraisons et l’achat le cas échéant de fournitures

- Préparation de kits à mettre à disposition des services

L’agent en charge des réceptions sera le garant, pour l'ensemble de ces prestations, du respect des règles d'hygiène alimentaire et de sécurité au travail et devra alerter en cas de difficultés.

Gérer les stocks et approvisionnements (25%)

- Gestion courante et à moyen terme des volumes de stocks en fonction des prestations à réaliser

- Suivi des DLC (dates limites de consommation) et des DLUO (date limite d'utilisation optimale) et assurer la traçabilité des denrées

- Veiller à l’adéquation des matériels nécessaires à la manutention.

- Gestion (approvisionnement, rangement et nettoyage) des locaux de stockage (Hôtel Groslot, Fbg St Vincent, Centre Municipal et Espace Saint Marc)

- Veiller au respect des normes de stockage de denrées alimentaires

- Prospection des divers fournisseurs pour l’approvisionnement des liquides et denrées à DLC longues

-  Demande de devis (mise en concurrence si nécessaire)

- Gestion des livraisons et/ou retrait des marchandises commandées

Autres activités

- Assurer  une polyvalence dans le cadre de la direction si nécessaire

- Participer à l’organisation des grands évènements (fêtes de Jeanne d’Arc, Festival de Loire…etc)

- Assurer des missions de chauffeur suppléant en cas de besoin

Compétences généralistes et transversales :

• Excellente présentation et sens de l'accueil, courtoisie
• Disponibilité
• Adaptabilité aux situations : habileté et rapidité en cas de changement de directives
• Esprit d’équipe
• Autonomie et Anticipation
• Ponctualité
• Discrétion et réserve
• Force de proposition en termes d'organisation et de gestion

Compétences techniques :

Connaitre le domaine de la restauration/hôtellerie (y compris les réglementations en vigueur : chaîne du froid, réglementation HACCP…)

Connaitre, appliquer et faire appliquer les postures et gestes de prévention des risques pour la manutention
Maitrise de l’outil informatique : Outlook, Word, Excel,

Organiser et planifier des évènements

Gérer des stocks et négocier des tarifs

Assurer les remontées d’informations auprès du responsable de service et communiquer au quotidien avec l’équipe du service Protocole et Mémoire (retour/bilan)

Respecter les règles du code du travail et dispositions RH de la collectivité

Animer des équipes sur les évènements

Conditions particulières :

Lieu de travail : Centre municipal pour la partie administrative, Orléans et les communes de la métropole pour les réunions et réceptions

Horaires : amplitude habituelle 7h00-19h00 mais variables en fonction des évènements, travail récurent en soirée, les week-ends et jours fériés.

- Poste temporaire (6 mois) en voie de devenir permanent.
- Détention du permis B obligatoire
- L’agent ne doit pas avoir de restriction à la station longue debout ni au port de charge.

Date de fin de publication :

08/07/2023

Nom du Manager : 

Magalie GUDIN

Téléphone :

02 38 79 25 94