Assistant administratif à la direction de l'éducation (h/f) - Catégorie C - Hôtel Groslot - Orléans Métropole

Description de l'offre

Direction :

À une heure de Paris et aux portes du Val de Loire, Orléans Métropole et la ville d’Orléans disposent d’incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme. Territoire, en pleine croissance démographique, mettant en œuvre des projets ambitieux. Saviez-vous qu’Orléans arrive 1ère au classement des villes les plus attractives pour vivre et travailler ? https://www.youtube.com/watch?v=yLPrOyKUq3A
Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante pour garantir un service public efficient. Au quotidien, 3500 agents œuvrent chaque jour pour le bien-être de leurs habitants au cœur d'une métropole de 282 800 habitants (22 communes). Ce sont plus de 200 métiers que comptent nos collectivités et nous sommes tous au service de nos administrés.
Notre perpétuelle ambition : poursuivre l’accroissement au quotidien du bien-être et du bon équilibre des agents ainsi que le développement des performances individuelles et collectives et veiller à toujours offrir un service public de qualité.
La Direction de l’Éducation recherche un(e) assistant (e) de direction ayant des qualités essentielles.

Activités :

Sous la responsabilité du Directeur de l’Education et en lien avec les chefs de service, vos missions consisteront à :

• Répondre aux appels téléphoniques et accueillir physiquement les différents interlocuteurs (agents, parents d’élèves…).
• Assister le directeur et les chefs de service dans leur organisation, gestion de réunions (réunions de service, comptes-rendus...)
• Préparer et suivre des dossiers administratifs (organigramme, convocations, mise en forme du Mémo des agents, mise à jour des listes de diffusion, dossiers PESCO, recensement des agents…)
• Suivre le courrier des chefs de service
• Saisir les dossiers des accidents sur le temps périscolaire
• Réaliser les tableaux de roulement d’entretien pour les ALSH.
• Participer aux réunions de la mobilité des agents et aux commissions selon les besoins du service
• Préparer les dossiers liés à la mise en place des journées pédagogiques et plénières
• Préparer le rétroplanning des tâches de la Direction
• Assurer l’intérim de l’assistant de direction du Directeur et de l’adjointe au Maire
• Suivre le paramétrage d’OPUS (calendrier, capacité d’accueil et créations des activités périscolaires, gestion de la messagerie du portail Familles…)
• Gestion du tableau de présences des chefs de service, des managers et des adjoints pendant les vacances scolaires
• Gestion des tickets : TRAM et parking
• Gestion du pôle voiture
• Activités transversales :
  • Participer à la mise en œuvre du SMA (service minimum d’accueil en cas de grève)
  • Réaliser des e-colbert
  • Suivre les courriers MAARCH

Gérer les courriers

Compétences généralistes et transversales :

SAVOIRS ÊTRE ATTENDUS

- Avoir le sens du service et de l’accueil

-Excellentes compétences en communication écrites et orales

- Être autonome, organisé(e) et polyvalente

- Être discrèt(e)

- Avoir le sens de la rigueur et de la responsabilité

SAVOIRS / COMPETENCES-TECHNIQUES ATTENDUES

- Maitriser les outils informatiques et bureautique Excel, Word, PowerPoint, Outlook , OPUS

-  Capacité à rédiger des courriers, des comptes-rendus, des notes

- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents services

- Capacité à gérer les tâches et les priorités

Compétences techniques :

Conditions particulières :

- Télétravail possible
- S’adapter aux nécessités de service


- Avantages CNAS
- Accès au restaurant inter-administratif
- Mutuelle / prévoyance
- Participation / Prise en charge de votre abonnement transports en commun
- Accompagnement et Accès à la formation tout au long de la carrière

Date de fin de publication :

10/05/2024

Nom du Manager : 

Damien ESCUDIER

Téléphone :

02.38.79.23.47