Chargé(e) des manifestations Protocolaires et Mémorielles Cat B - Centre municipal - Orléans Métropole

Publiée le : 5/26/2023

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Direction :

Le service Protocole (mutualisé) et Mémoire de la Direction du Bureau du Cabinet et des Relations Publiques, a pour mission d’organiser les manifestations protocolaires de la Mairie d’Orléans et d’Orléans métropole.

Il participe également à l’organisation des événements dont les collectivités sont partenaires (conférences, expositions, etc.), apporte conseil et appui aux directions, conseille et accompagne les structures externes et internes (collectivités, organisations, services) sur le volet protocolaire des événements dont il a la charge.

Le Chargé(e) des Manifestations Protocolaires placé(e) assure, sous l’autorité du Responsable Protocole et Mémoire, des missions larges allant de la préparation des cérémonies, inaugurations et autres manifestations protocolaires à la gestion administrative et à la création et mise en place d’évènements spécifiques dans le cadre de la Mémoire (conférences, accompagnements des projets d’associations mémorielles, etc.).

Activités :

Missions mémorielles et protocolaires :

  • Suivre l’organisation des cérémonies officielles – gestion logistique et administrative selon la répartition effectuée par le responsable du service.
  • Organiser les cérémonies commémoratives, mémorielles et patriotiques en lien avec la Préfecture et la maison des armées. (gestion logistique et administrative)
  • Organiser des actions et activités liées au devoir de mémoire, à l’histoire et être force de proposition dans le domaine.
  • Participer aux manifestations protocolaires : accompagner les élus, les invités et le public. Coordonner les personnels et les prestataires pour assurer le bon déroulement des événements.
  • Proposer et mettre en place des outils simples visant à l’amélioration constante de l’efficience du service.

Missions administratives :

  • Rédaction de courriers, fiches « projets », compte rendus Mémoire
  • Superviser en lien avec les équipes les cahiers des charges, les demandes de devis du service (alimentation, boissons, réceptions, cadeaux protocolaires …) pour les achats du service (consultations, marchés publics)
  • Mettre en place des outils de suivi et d’évaluation des différentes actions et événements
  • Classement des fiches protocolaires
  • Mise à jour des procédures du service
  • Réaliser différents bilans d'activités et suivi budgétaire en lien avec le service

Compétences généralistes et transversales :

Savoir être :

  • Esprit d’équipe
  • Curiosité et ouverture d’esprit
  • Méthode, sens de l’organisation
  • Enthousiaste et goût du challenge
  • Capacité d’adaptation en fonction des interlocuteurs
  • Diplomatie, sens relationnel, de la réserve et de la discrétion
  • Réactivité, sang froid
  • Présence soignée 
  • Anticipation et esprit d’initiative
  • Résistance au stress

Le Chargé(e) des Manifestations Protocolaires est amené(e) à interagir directement avec des interlocuteurs très variés, y compris de haut rang, et doit veiller dans ce cadre à exercer son activité avec une très grande discrétion et discernement.

Compétences techniques :

Savoir-faire :
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques
• Rigueur méthodologique
• Capacité à organiser des événements et à travailler de manière transversale et en co-construction.
• Capacité à rendre compte et à travailler en autonomie
• Capacité rédactionnelle, maitrise orthographique, syntaxique et typographique
• Aisance orale
• Veillez à l’application des règles protocolaires lors des évènements et cérémonies publiques (accueil, placement, prise de parole, annonces protocolaires, gestion et suivi du déroulement de la cérémonie…)

Conditions particulières :

Particularités du poste :

- Grande disponibilité exigée (présence indispensable lors des événements organisés en soirée, ponctuellement le week-end et les jours fériés)
- Assurer la polyvalence pour les missions affectées de la direction.

Date de fin de publication :

08/07/2023

Nom du Manager : 

Magalie GUDIN

Téléphone :

02 38 79 25 94